Sinds 25 mei is de Europese Algemene Verordening betreffende de Gegevensbescherming (AVG), ook wel General Data Protection Regulation of GDPR, in werking getreden. Hierin worden de verantwoordelijkheden beschreven voor het verzamelen, verwerken en opslaan van persoonsgegevens. Deze verordening grijpt in op de complete bedrijfsvoering, maar in deze blog wil ik specifiek inzoomen op de kopieermachine, ofwel de multifunctional.
Privacygevoelige documenten
De multifunctional speelt een centrale rol in menig bedrijf. Het is natuurlijk ook heel handig, zo’n apparaat dat niet alleen kan printen, maar ook kan kopiëren, faxen, scannen en e-mailen. Bij veel bedrijven staat een bakje naast de multifunctional met niet opgehaald documenten. Zonde van de toner, het papier en de verbruikte energie, maar ook een risico op een datalek indien er persoonsgegevens op de prints staan. Een oplossing kan zijn om bij de directeur of afdelingsmanager een eigen printer neer te zetten waar persoonlijke documenten afgedrukt kunnen worden. Dat levert weliswaar minder risico op een datalek – ervan uitgaande dat de deur netjes op slot is als de kamer onbemand is – maar leidt wel tot extra kosten. De machine moet worden aangeschaft, extra toners moeten op voorraad worden gehouden en bovendien gaat het hier vaak om een kleinere printer met een hogere printprijs per pagina.
Dat kan anders met Print&Follow
Met een echt goede multifuctional kun je regelen dat de prints pas uit de machine rollen als de persoon die de printopdracht heeft gegeven bij de printer staat en zich met zijn code of pasje bij de machine identificeert. Deze functionaliteit is ook heel handig bij een groot printpark; de afdrukken komen dan uit de machine naar keuze rollen. Ook handig als een printer geen toner meer heeft en je vergadering staat op het punt te beginnen. Je haalt je afdrukken dan gewoon uit een andere printer. Op een later tijdstip natuurlijk wel even netjes de toner vervangen… En natuurlijk bespaar je zo ook kosten, want printopdrachten die niet worden opgehaald worden ook niet afgedrukt.
Inscannen gevoelige documenten
Scans worden vaak weggeschreven naar een centrale map. Die map loopt vaak vol met allerlei (soms niet gebruikte) bestanden, het is onduidelijk waar in de massa jouw document staat én al je collega’s hebben in zicht in dezelfde map. Met de PintPoint Scanoplossing krijgt iedere gebruiker een eigen gedeelte op het scherm van de printer. Aanmelden hierop kan met je tag of pincode. Je krijgt dan alleen je eigen scantoepassingen te zien. Als je bijvoorbeeld veel pakbonnen scant, dan kan hiervoor een apart icoon worden gemaakt waarbij de instellingen (scankwaliteit, enkel/dubbelzijdig, kleur/zwartwit, mapkeuze, bestandsnaam, eventueel naar meerdere ontvangers of locaties) vaststaan. Zo kun je dus eenvoudiger scanopdrachten verwerken: scans staan direct op de goede plaats en je hoeft ze dus niet meer te verplaatsen of te hernoemen op je computer. Dit scheelt je per scanopdracht zomaar een minuut of 3 aan acties na het scannen.
Wat staat er op de harde schijf van de multifunctional?
Alles wat wordt geprint, gescand, gekopieerd of opgeslagen op de multifunctional wordt opgeslagen op de lokale harde schijf van de machine. Die bestanden kunnen natuurlijk persoonsgegevens bevatten. Het komt dan ook regelmatig voor dat er persoonsgegevens vertrouwelijke bedrijfsdata worden gevonden op zo’n harde schijf na het afvoeren of inruilen van de machine. Met onze Data Security Kit wordt de harddisk gecodeerd én de data wordt tot maximaal drie keer overschreven als ze niet meer nodig zijn.
Ongeoorloofde kopieën
Soms worden er – tegen het bedrijfsbeleid in – kopieën gemaakt van documenten met vertrouwelijke of persoonsgegevens. De Printed Document Guard Kit is een beschermingstool die je origineel voorziet van een watermerk. Hierdoor komen kopieën van dit document blanco uit de machine. Ook inscannen, mailen of faxen is dan onmogelijk. Op niet aangesloten machines komt het watermerk heel duidelijk in beeld.
Meer weten?
Nieuwsgierig naar wat Print&Follow, de PinPoint Scanoplossing, de Data Security Kit of de Printed Document Guard Kit voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem dan zeker eens contact op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden. Bel naar 0113-218428 of mail naar j.depundert@jepe-it.nl en we maken een afspraak!
Hartelijke groeten,
Jean-Paul de Pundert