JéPé IT komt proactief met ideeën over hoe dingen beter, goedkoper en eenvoudiger kunnen

Ronald Luiten is directeur-bestuurder bij Stichting Serviceflats Zeeland, Stichting Serviceflat De Schakel en Stichting Serviceflat De Horst. In deze case deelt hij zijn inzichten over de uitdagingen van het automatiseringsvraagstuk van de organisatie, de keuze voor lokale dienstverleners en de voordelen van een partnerschap met JéPé IT.

Fuseren naar Stichting Serviceflats Zeeland

Stichting Serviceflat De Schakel en Stichting Serviceflat De Horst zijn onderdeel van een overkoepelende organisatie, Stichting Serviceflats Zeeland (SSZ). Op dit moment zijn we druk bezig met het fuseren van deze twee stichtingen met SSZ, waardoor er uiteindelijk één entiteit overblijft. Dit proces helpt niet alleen verwarring te verminderen, zowel intern als naar de buitenwereld, maar vereenvoudigt ook het afsluiten van contracten en verbetert de algemene operationele efficiëntie.

Nieuw organisatieplan

Wij zijn geen woningcorporatie of zorginstelling, maar een particuliere stichting gericht op de verhuur aan senioren vanaf 55 jaar. De serviceflats stonden altijd bekend als behoorlijk luxueus; je betaalde begin van dit millennium al snel een bedrag van zo'n 3.000 gulden per maand. Daarvoor kreeg je wel een echte fullservice-ervaring, inclusief koks en zorgpersoneel. Door de hoge kosten werd dit model in 2006 onhoudbaar. Men is toen overgestapt naar een model dat meer focust op het verhuren van woonruimte, met een beperkter dienstenaanbod. In 2016 vroeg de Raad van Toezicht mij een nieuw organisatieplan te schrijven. Dat plan werd zo goed ontvangen, dat ze me vroegen het ook uit te voeren. Sindsdien werk ik als parttime directeur-bestuurder voor alle drie de stichtingen.

Vertrouwen op lokale expertise

Een belangrijk onderdeel van mijn plan was dat we meer gebruik zouden gaan maken van lokale expertise. Sinds 2016 werken we dan ook samen met diverse Zeeuwse partijen voor verschillende elementen van ons beheer. Het technisch, financieel en administratief beheer, de bouw- en onderhoudswerkzaamheden, de personeelsadministratie; we hebben het allemaal ondergebracht bij lokale partners. En voor onze IT-omgeving vertrouwen we op JéPé IT.

Het automatiseringsvraagstuk

Een van de grote uitdagingen was dat onze organisatie nog niets had qua automatisering. Tijdens het schrijven van mijn plan heb ik daarom bewust gezocht naar bestaande softwareoplossingen. Aangezien we een klein team hebben van zo’n twaalf parttime medewerkers per locatie, zochten we naar iets dat zichzelf in de praktijk al had bewezen. Dan kom je al snel uit op Microsoft 365. Op aanraden van een aantal mensen heb ik contact opgenomen met JéPé IT. Het eerste gesprek met Jean-Paul was meteen al heel positief; hij begreep precies hoe hij ons kon ondersteunen. Daarnaast past JéPé IT goed bij ons omdat de organisatie niet te groot en niet te klein is. We zijn te klein om effectief samen te werken met een grote partner, maar weer te groot om samen te werken met een eenpitter. Daarom is een partner die ergens in het midden zit, zoals JéPé IT, precies wat we nodig hebben. Inmiddels werken we al acht jaar samen en dat bevalt nog steeds prima.

Kritisch meedenken

Begin 2020 adviseerde JéPé IT ons de overstap te maken van de standalone versie naar de online versie van Microsoft 365. Dat bleek natuurlijk enorm praktisch toen de coronapandemie uitbrak. Zo konden we de vergaderingen met de Raad van Toezicht via Microsoft Teams houden. Het werken met JéPé IT kent nog veel meer voordelen. Ze hebben een scherp oog voor nieuwe ontwikkelingen in de markt en komen proactief met ideeën over hoe dingen beter, goedkoper en eenvoudiger kunnen. Belangrijk, aangezien kostenbeheersing voor ons altijd een belangrijk aspect is. Ook denken ze kritisch mee over onze licentiebehoeften. Dat is ook wat ik verwacht van een partner; dat ze niet alleen uitvoeren, maar ook meedenken en met creatieve voorstellen komen. Dit helpt ons enorm als kleine organisatie om beter te functioneren. Wij zijn er immers voor onze bewoners, niet om winst te maken. Als er ooit al issues zijn in de samenwerking met JéPé IT, gaan we rond de tafel om oplossingen te vinden. We houden elkaar scherp. Natuurlijk gaan er soms dingen mis, zowel aan onze kant als aan die van JéPé IT, maar door goede communicatie lossen we deze altijd op. Kortom, ik vind ze servicegericht en makkelijk toegankelijk, wat heel fijn is voor onze medewerkers. Bovendien zijn ze meedenkend, wat ik persoonlijk dan weer heel prettig vind.

Geïnteresseerd?

Ben je ook op zoek naar een IT-partner die niet alleen ondersteunt, maar met je meedenkt? Neem dan vrijblijvend contact op met Jean-Paul van JéPé IT. Wij maken complexe technologie begrijpelijk en zorgen dat je IT-oplossing past bij jouw bedrijf. Bel naar 0113 – 218428 of stuur een e-mail naar j.depundert@jepe-it.nl voor een afspraak waarin we samen jouw IT-vraagstukken doorlopen!